Юридическая компания в Москве, 55 сотрудников. Интенсивный документооборот: подготовка договоров, судебных документов, корпоративной документации. В офисе эксплуатировалось 40 единиц оргтехники — копиры, принтеры и МФУ разных производителей и возрастов. Обслуживание осуществлялось по факту поломки через разных подрядчиков.
Сделать расходы на оргтехнику предсказуемыми и устранить простои, которые в юридической компании с интенсивным документооборотом создают прямые операционные проблемы. Дополнительная задача — привести в порядок парк техники, часть которой эксплуатировалась с истёкшими сроками регламентного обслуживания.
Начали с инвентаризации и диагностики всего парка. По результатам разделили технику на три группы: исправная и готовая к эксплуатации, требующая планового обслуживания, подлежащая списанию ввиду нецелесообразности ремонта.
Для восьми единиц, рекомендованных к списанию, подготовили сравнительный расчёт: стоимость восстановления против стоимости замены с учётом ресурса новой техники. По четырём позициям клиент принял решение о замене, по четырём — о восстановительном ремонте.
После приведения парка в порядок заключили сервисный контракт с фиксированной ежемесячной стоимостью: плановые осмотры раз в квартал, заправка расходных материалов по регламенту, реакция на выход из строя в течение четырёх рабочих часов.
Ежемесячные расходы на оргтехнику зафиксированы и снизились по сравнению со средними расходами за предыдущий год. За первые шесть месяцев работы по контракту — ноль незапланированных простоев оргтехники. Бухгалтерия получила предсказуемую строку расходов вместо нерегулярных счетов от разных подрядчиков.
