Большинство компаний обслуживают оргтехнику по принципу «сломалось — починили». На первый взгляд это кажется экономичнее фиксированного ежемесячного платежа по контракту. Реальная математика часто выглядит иначе.
Скрытые расходы разовых вызовов
Стоимость разового вызова включает не только счёт мастера. В неё входит время сотрудника, который занимается поиском специалиста и согласованием сроков. В Москве ожидание мастера по офисной технике в пиковый период может составлять один-два рабочих дня.
Для компании с интенсивным документооборотом неработающий принтер в течение дня — это прямые операционные потери, которые в счёт мастера не входят, но реально существуют.
Что входит в сервисный контракт
Стандартный контракт включает: плановые технические осмотры по регламенту, заправку расходных материалов по расписанию, реакцию на поломки в течение согласованного времени, текущий ремонт в рамках нормального износа.
Ключевое преимущество — предсказуемость. Ежемесячный платёж по контракту — это строка в бюджете, которую можно планировать. Разовые вызовы — непредсказуемые расходы в самый неподходящий момент.
Когда разовые вызовы оправданы
Разовые вызовы экономически обоснованы для небольших офисов с одной-двумя единицами техники, которые используются нечасто. Если принтер печатает несколько десятков страниц в месяц и ни разу не ломался за три года — сервисный контракт может не окупиться.
Для офисов с пятью и более единицами активно используемой оргтехники контракт, как правило, выгоднее уже на горизонте первого года — особенно с учётом стоимости простоя и административных трудозатрат на организацию разовых вызовов.
